På Sykehuset Østfold i Fredrikstad har kjøkkenet et sikkert grep om levering av drikke og tørrmat til avdelingene. Gjennom «Aktiv forsyning» er dagene blitt roligere for alle parter, og pleierne har fått mer tid til pasientene.
– Det var mange forstyrrelser og mye ekstraarbeid som var bakgrunnen for at vi innførte Aktiv forsyning, forteller seksjonsleder i kostholdsavdelingen Steinar Arnesen. Etter et vellykket prøveprosjekt på tre avdelinger for seks år siden, ble det bestemt at ordningen skulle innføres på hele sykehuset fra 2003.
– Det er ingen tvil om at vi sparer tid i begge endene, sier Arnesen.
Oppsøkende virksomhet
Før kunne pasientene i prinsippet få det de ønsket, og kjøkkenet fikk regninga. Blant annet var det egne kjøleskap med mat og brus på avdelingene. Det var avdelingspersonalet som bestilte varer, og det var ikke mulig å ha kontroll på kostnadene. Med dagens løsning blir ekstra kostnader ført på avdelingen, dermed er det avdelingsleder som må gripe inn om kostnadene blir for høye.
Aktiv forsyning betyr rett og slett at det er kjøkkenet som har overtatt totalansvaret for forsyningen av tørrvarer og drikkevarer til alle avdelingene – inkludert bestilling og lagerstyring. Det er satt av en stilling der en kokk driver oppsøkende virksomhet mot hver avdeling i huset to ganger i uka og skriver bestilling på hva som trengs av varer. Samme dag settes varene på plass på postkjøkkenet, og kokken sørger samtidig for at varer med kortest holdbarhet står fremst i kjøleskapet. Slik blir det bedre orden og færre varer som må kastes.
Bruker kokkekompetanse
Kari-Britt Mathisen er den som har ansvaret for Aktiv forsyning og vareflyten mot avdelingene. Hun jobber tett sammen med Mona Olsen, som holder orden på alle lager nede på kjøkkenet. Mona jobber aktivt med forbedring av rullering av varer inn og ut av kjøkkenet. Det er hele 10 kjøler og 3 fryselager å holde styr på, men det går bra, forsikrer hun. Det er dessuten hennes oppgave å pakke varer etter listene kollegaen leverer.
Både Kari-Britt og Mona er kokker med lang fartstid på Fredrikstad sykehus. De synes det er viktig å ha kokkekompetanse når man er ute på post.
– Vi har begge erfaring fra dietten og kan svare på spørsmål om mat og diett, sier de. En del av oppgaven går også ut på å veilede avdelingene i IK-mat, slik at de har gode rutiner på rengjøring og temperaturmåling. Her kommer kokkekompetansen godt med.
– Jeg synes også det er viktig med fagkompetanse på lageret, sier Mona Olsen. – Det gir bedre kvalitetssikring og bedre rullering av varene.
I ferier og ved annet fravær er det faste vikarer i de to stillingene, også de er kokker, slik at servicenivået holdes oppe.
Liste 1 og 2
– Vi har et fint system for bestilling i dag. Jeg har faste runder der jeg besøker hver enkelt avdeling, sjekker lager og noterer hva de trenger, forteller Kari-Britt Mathisen. – Spesielle ønsker fra avdelingen utover deres faste forbruk blir levert til meg på gule lapper på kjøleskapet. Jeg vet hva hver avdeling pleier å bruke og har dessuten en perm med lister som viser hva de vil ha på lager.
Da Aktiv forsyning ble innført, ble det laget en mal for hva hver av de 21 postene ønsker å ha tilgjengelig på ukedager og i helga. Denne kalles liste 1 og varierer en del fra avdeling til avdeling. Mens noen steker vafler hver fredag, er det mer behov for ekstra juice eller kefirmelk et annet sted. Kostnadene med varer på Liste 1 dekkes av kjøkkenets budsjett og inngår i kostøret. Liste 2 er det som bestilles i tillegg, av ulike grunner. Disse kostnadene belastes postene.
Post A4 er fornøyd
Sykepleierne Anita og Vigdis som begge jobber på A4 er fornøyd med at oppgaven med bestilling av matvarer er tatt fra dem.
– Før ble det litt hipp som happ med bestillingene, sier Anita. – Vi fløy mye på kjøkkenet for å hente en og en ting, som vi hadde glemt å bestille. Nå kan jeg ikke huske sist det var noe som manglet. Trenger vi noe, skriver vi en lapp til Kari-Britt, og så kommer varen på plass.
Kollegaen Vigdis mener det er bedre oversikt på postkjøkkenet og mye enklere å finne ting. – Systemet fungerer veldig fint, sier hun. Anita synes det er deilig å slippe stresset som var knyttet til kjøkkenet før. Det er rett og slett mye mindre arbeid med maten. De to er helt samstemte om at Aktiv forsyning, det vi de ha. De ser ingen svakheter med dagens løsning.
– Jeg tror samtlige er fornøyd med Aktiv forsyning, sier Hanne Jensen, seksjonsleder på post A4.
– Vi ser at det fungerer og vet at Kari-Britt kommer og fyller opp hver tirsdag og fredag. Vi har litt økte kostnader etter at dette systemet kom, men sparer mye tid på at ingen må ned på kjøkkenet å hente ting. Alt vi sparer av tid går til pasientene, og det er det viktigste.
Seksjonslederen benytter anledningen til å gi uttrykk for at hun synes pasientene på sykehuset i Fredrikstad har det svært bra i matveien. De har fem menyer å velge i, og i tillegg kan de få ønskekost. Anita legger til at hun ikke kan huske at det noen gang har skjedd at kjøkkenet ikke har klart å innfri et ønske fra en pasient.
Serviceinnstilling
– Jeg liker å komme tidlig før de har begynt med frokosten, senere blir det veldig travelt på postene. Jeg begynner vanligvis klokken halv sju og bruker ca. en time på å skrive lister på 10-11 avdelinger. I 11-11.30 tida er jeg vanligvis ferdig med å plassere ut varene, forteller Kari-Britt.
Kari-Britt Mathisen disponerer tida i jobben sin selv og legger det opp mest mulig effektivt. Hun bruker fire formiddager i uka på denne tjenesten. Onsdag er hun på lageret og tar annet forefallende arbeid. Telefoner kan hun ta når det passer. Før var det gjerne kø på telefonen fra avdelingene ned til kjøkkenet. Det er helt borte nå.
– Vi rår oss selv, sier Mona Olsen med ett smil. De to er blitt skikkelig parhester og samarbeider om å holde et høyt servicenivå overfor kolleger både på kjøkkenet og på postene. Etter hvert har det gått litt prestisje i å gjøre minst mulig feil. Kari-Britt legger vekt på at alle avdelinger til enhver tid har alt de trenger av matvarer. Mona tar gjerne ut en liten seier når hun ser at det ikke er retur fra postene. Da har hun pakket riktig! Både Mona og Kari-Britt gir uttrykk for at de trives med jobben sin.
– Det er viktig at vi yter service og at avdelingene er fornøyd med oss. Fornøyde folk er trivelige, sier Kari-Britt.
Tid og penger spart
Det er ikke utført konkrete tidsstudier, men opplevelsen av forskjellen på før og nå er ganske lik på kjøkkenet og på postene. Før brukte pleierne mye tid på postkjøkken, bestilling, ekstra telefoner og henting, til sammen anslagsvis 2-3 timer per post per dag Merarbeidet på postene skapte også mye merarbeid på kjøkkenet. Stadig var det avbrudd i arbeidet på grunn av telefoner eller folk som kom ned og skulle hente varer.
– Det hendte vi måtte stoppe båndet for å levere melk, forteller Mona.
På kjøkkenets regnskap har kostnadene til tørrvarer til avdelingene blitt tydelig redusert fra 2003 til 2005. Nedgangen er på cirka 11,5 % (uten hensyn til prisstigningen). Samtidig økte kostnadene for avdelingene, noe som slo ut for fullt i 2004, som var første hele driftsår med Aktiv forsyning. Fra 2004 til 2005 var det faktisk nedgang i totalkostnadene på mat og drikke utenom de tre hovedmåltidene i hele sykehuset, tilsvarende ca. 6,5 %.
Online om ti år?
Sykehuset Østfold Fredrikstad har et helt tradisjonelt kok-server-system med brettservering tre ganger om dagen. Det er alt av mat og drikke utover disse tre måltidene avdelingspersonalet ordner fra postkjøkkenet. For hver pasient fylles det ut kort til hver eneste frokost, lunsj og middag. Det går med mye tid til manuell håndtering av matkortene. Kjøkkenet holder åpent fra 07.00 til 20.00 sju dager i uka. Kantina har åpent til 19.30 hver dag, de åpner bare litt senere i helgene. For å få denne kabalen til å gå opp, trengs det 70 stillinger. Det er ingen tvil om at et bestillingssystem på data ville spare mye arbeid.
Seksjonsleder Steinar Arnesen forteller at Sykehuset Østfold HF, som alle andre helseforetak, til enhver tid er under økonomisk press. Sykehuset har et underskudd som skal dekkes inn. Det betyr at investeringer blir nøye prioritert.
– På kjøkkenet har det vært store investeringer de siste årene med oppgradering av oppvasken og full opprustning av varmtkjøkkenet som de siste store prosjektene. Når vi kan få bestillingene over på data vet vi ingenting om, forklarer Arnesen. Om ti år ser han for seg at det er bygget nytt sykehus i Østfold, og da er kanskje den etterlengtede teknologien på plass? I mellomtiden gjør Aktiv forsyning og serviceinnstilte medarbeidere nytten.
Kjøkkenskriveren nr 1-07
Ansvarlig redaktør: Elisabeth Strøm Tlf.: 911 55 994
Kjøkkenskriveren utgis av Kost- og ernæringsforbundet