– Uten et digitalt system for måltidsplanlegging hadde det vært umulig å kvalitetssikre det vi driver med, sier Kaja Helland-Kigen, klinisk ernæringsfysiolog og rådgiver ved Avdeling for kjøkken og matomsorg i Lillestrøm kommune.
Tekst: Elisabeth Strøm
Avdeling for kjøkken og matomsorg har helt siden 2010 brukt et digitalt system for måltidsplanlegging. Det startet med Aivo, men da det på et tidspunkt ble faset ut, gikk de over til Matilda Foodtech.
– At det ble Matilda handlet i stor grad om at systemet passer godt til produksjonsmodellen vår. Vi hadde spesifikke krav til funksjonalitet som vi hadde og savnet i Aivo, men også funksjoner som vi ønsket å ha med oss videre og andre igjen som vi tenkte det ville bli behov for i framtiden, sier Kaja Helland-Kigen.
Eier systemet
Hovedkjøkkenet produsere daglig 850 middager som sendes ut til alle sykehjemmene i Lillestrøm kommune. Rundt 300 hjemmeboende får middag levert hjem til seg. I 2017 ansatte kommunene, som en av de første i landet, en klinisk ernæringsfysiolog knyttet til kjøkkenorganisasjonen.
Lillestrøm kommune har også gjort et annet utradisjonelt grep: De har ansatt rådgiver Vegard Winters ved avdelingen. Hans jobb er blant annet å være systemforvalter for kostdatasystemet Matilda og legge til rette for at systemet blir en enkel brukeropplevelse for kokkene, helsepersonell og andre som bruker systemet.
– Jobben min er å sikre at organisasjonen er bygd opp riktig i systemet og at oppskrifter, innkjøpsplaner og etiketter samsvarer. Det fine med et slikt digitalt system er at man får varsler om noe er feil. Det kan for eksempel være en leverandør som har levert en alternativ matvare. Da er det enkelt å justere slik at etiketten blir riktig. På den måten kommer vi ikke i skade for å servere et allergen til en person som ikke tåler det, forklarer han.
Kaja Helland-Kigen sier det er en stor fordel å ha en egen systemforvalter knyttet til avdelingen.
– Vi trenger ikke å gå gjennom IT-avdelingen i kommunen. Det er vi som eier systemet, og vi har direkte kommunikasjon oss imellom her på avdelingen og med leverandøren, sier Kaja Helland-Kigen.
En suksessfaktor
– Hvordan har det vært å få kjøkkenpersonalet til å gå over til å digitalisere arbeidsoppgaver?
– Det var en del frustrasjon i starten, men vi er heldige som har en ressurs som er tilgjengelig og som kan veilede og gi oss opplæring. Vi har blitt kontaktet av andre kommuner som vurderer å gå til innkjøp av Matilda. Da er vi alltid tydelig på suksessfaktoren; Å ha en superbruker som kan systemet godt og som har avsatt tid til å jobbe med det, sier Kaja Helland-Kigen.
– Noen oppgaver gjør vi ofte, som å ta ut oppskrifter og etiketter. Fakturering og næringsberegning skjer sjeldnere, og da kan noen fort glemme hvordan det var de skulle gjøre det. Det handler om å få det i fingrene, da går det automatisk, sier Vegard Winters.
Han er fornøyd med at Lillestrøm kommune har valgt en stor og etablert leverandør.
– Det er mange eksempler på ansatte rundt om i kommune-Norge som bare får et nytt datasystem tredd ned over ørene. De som faktisk skal jobbe med det i det daglige har ikke noe de skulle ha sagt. Vi har heldigvis et tett forhold til systemutviklerne i Matilda og det har vi hatt helt siden anskaffelsen. Vår opplevelse er at vi blir lyttet til når vi kommer med tilbakemeldinger på ting vi ønsker annerledes.
Han vil gjerne bruke anledningen til å skryte av en forståelsesfull arbeidsgiver.
– All honnør til vår arbeidsgiver som ser på mat og måltider som viktig, og som gir oss ressurser til å jobbe godt med planlegging og kvalitetssikring av mattilbudet.
Kaja Helland-Kigen tilføyer:
– Det hadde vært noe helt annet om dette arbeidet skulle blitt lagt oppå en stilling i produksjonen. I det lange løp er jeg overbevist om at kommunen tjener på å dedikere ressurser til å arbeide ut over normal kjøkkenproduksjon.
Ikke viktig nok
– Det er fortsatt mange kjøkken – både på sykehjem og sykehus – som ikke har tatt i bruk digitale kostdatasystemer. Hva tenker dere om det?
– Jeg tror det handler om prioritering, anerkjennelse og holdninger til mat og måltider. Selv om mat er et grunnleggende behov, blir mat og måltider ofte nedprioritert, sier Helland-Kigen.
Vegard Winters tror det er en stor utfordring for kommuner – og sykehus – å følge lovverket for matmerking om de fortsatt jobber med det manuelt.
–Uten oppskrifter i et kostplanleggingssystem, ville det vært ymse hva som kom ut i andre enden. For oss er det enkelt å merke hva maten inneholder av allergener, ingredienser og næringsinnhold. En annen fordel er logistikken rundt mat til hjemmeboende. Lillestrøm er en stor kommune og de hjemmeboende er delt inn i 15 forskjellige leveringruter. Tidligere brukte vi Excel, skrev inn navn og registrerte bestillinger. Det gikk på et vis, men det ville nok ikke holdt til dagens krav til personvern. Det handler i bunn og grunn om å ta i bruk tilgjengelige hjelpemidler som gjør at vi kan være effektive, prioritere matomsorg og heve kvaliteten på maten framfor å bruke mye tid på tungvinte løsninger, sier han.
Hva vil dere si til de som sitter på gjerdet?
– Ønsker man kontroll på oppskrifter, økonomi og matsvinn, så er det ikke så mye å tenke på. Får man spørsmål om hva en middag koster, så ligger svaret bare et tastetrykk unna fordi alle kostnadene allerede ligger inne. Det samme gjelder matsvinn, fordi vi gjennom systemet har kontroll på hvor mye vi skal produsere. Etter at vi gikk over til Matilda, har vi 40-70 porsjoner mindre overproduksjon av hver middagskomponent, sier Vegard Winters.
Kaja Helland-Kigen vil også fremheve hvordan systemet er til hjelp når menyen skal næringsberegnes og kvalitetssikres. Med Matilda er det enkelt å beregne oppskriftene og på den måten ha kontroll på at maten inneholder det den skal.
– Hvis man ikke har et måltidsplanleggingssystem vet man heller ikke hva man sender fra seg. Det er uholdbart når man er leverandør av mat til en sårbar gruppe. Hvis vi ikke sørger for at maten inneholder de kaloriene og proteinene den skal, gjør ikke vi jobben vår, mener hun.
Arbeidet med å kvalitetssikre opskrifter og menyer foregår kontinuerlig, og er et samarbeid mellom kokkene og klinisk ernæringsfysiolog.
– Alle oppskriftene vi bruker for både lunsj og middag er næringsberegnet. Matilda er et godt verktøy for å sikre at alle våre syv lokalkjøkken har tilgang på og bruker de samme oppskriftene. For eksempel kan det være forskjeller på hvor mye reker de bruker i en rekesalat. For å standardisere dette, bruker vi Matilda.
Noe å snakke om
Vegard Winters ønsker å trekke fram en spesiell funksjon i Matilda, som han personlig også har hatt glede av. Det er en løsning som gjør det enkelt å vise bilder av dagens middag og dessert på skjermer på alle sykehjemmene.
– Hva er det nordmenn snakker om – jo, det er været og hva man har spist. Jeg har selv besøkt kjente som har bodd på sykehjem, og jeg må innrømme at noen ganger gikk samtalen litt tregt. Å vise fram menyen på denne måten er en god ting både for beboere, ansatte og pårørende.
Kostdatasystemet Matilda Foodteck
Grunnlagt: 2003 (Avio gikk sammen med Matilda i 2018)
Antall ansatte: 97
Varemerker: Matilda FSRM (Food Service Resource Management) med de ulike produktene Matilda Måltidsplanlegging, Matilda Analyse, Matilda IK-mat
Land: Norge, Sverige, Danmark og Tyskland
Prosent dekning av det norske markedet: >50%