Arendal, Grimstad og Froland kommune har startet opp et kjøkkensamarbeid som skal være i drift fra nyttår. Tanken er at samarbeidet skal gi økonomiske besparelser, men også høyne kvaliteten – til brukernes beste.
«Prosjekt Aivo», kaller de samarbeidet. For med det nettbaserte kostdataprogrammet Aivo2000 sine ulike moduler er det mulig å samarbeide på tvers av kommunegrenser.
Sørlandskommunene Arendal, Grimstad og Froland er svært forskjellige i størrelse, men kjøkkendriften har mange likheter. Arendal er størst med 44 000 innbyggere. Kommunen har ett produksjonskjøkken og lager rundt 600 porsjoner daglig etter produksjonsmetoden kok/kjøl. Disse sendes ut til 10 mottakskjøkken.
Grimstad kommune har rundt 23 000 innbyggere og ett produksjonskjøkken. Her lages det rundt 350 porsjoner daglig med kok/kjølmetoden og maten distribueres ut til tre mottakskjøkken.
Froland er den minste kommunen i samarbeidet. Jordbruks- og skogbrukskommunen har 5500 innbyggere. Kommunen har et produksjonskjøkken som lager rundt 90 porsjoner om dagen etter kok/server. Kjøkkenet leverer til fire mottakskjøkken.
1000 oppskrifter
De tre kommunene har til sammen 1000 oppskrifter i sine databaser. Gjennom Aivo-prosjektet vil kommunene fra nyttår kunne benytte seg av hverandres oppskrifter.
—Tanken er at gjenbruk av hverandres oppskrifter og kompetanse vil øke kvaliteten på tjenesten, sier prosjektleder Bjørn Torgeir Larsen i Froland kommune.
Grimstad har allerede begynt å legge over oppskriftene i fellesdatabasen. Hver kommune må kvalitetssikre sine oppskrifter. Arendal og Froland kan så kopiere oppskriftene og gjøre sine lokale tilpasninger.
—Dette er en velferdsteknologi hvor det ligger mye penger, sier Larsen, og legger til at Froland og Arendal kan bli en del av dette gjennom å kjøpe ekstra lisenser.
Unike kjøkken
Anne Halldis Andresen, systemansvarlig Aivo Felles i Grimstad kommune legger ikke skjul på at det også finnes utfordringer med samarbeidet.
—Alle kjøkken, uansett størrelse, har en følelse av å være helt spesiell. Slik er det også i disse kommunene. Noen er også skeptiske til at vi skal utvikle oss i lik retning og dele alt. Det er noe vi har jobbet mye med, sier hun.
For samarbeidet har flere fordeler enn ulemper. I en presset økonomisk hverdag betyr det mye at prosjektet vil gi store besparelser for kommunene. Kjøkkenene kan benytte felles utstyr og samarbeide om opplæring, serverkostnader og lisenser på disse. Kommunene har en systemansvarlig som følger opp programmet for de tre kommunene.
– Vi har felles innkjøpsordninger i alle kommuner, men man kan få bedre priser om man klarer å redusere antall produkter som skal ligge i anbudet, sier Larsen.
Prosjektet er lagt opp med en prosjektgruppe og -styre. Andresen i Grimstad kommune er systemansvarlig og har en stedfortreder i Vibeke Birkeland som er fra Arendal. Hver kommune har en superbruker.
—Spesielt små kjøkken har mye å hente med et samarbeid som dette. Det er snakk om gjenbruk av kompetanse. Vi gjør hverandre rett og slett gode, sier prosjektleder Bjørn Torgeir Larsen, og legger til:
—Det vi holder på med er et pionerarbeid. Det er første gang at Arendal, Grimstad og Froland kommune samarbeider på denne måten.
Representantene for de tre kommunene avviser blankt at dette er første skritt mot en kjøkkensammenslåing.
—Prosjektet har ikke som formål å slå oss sammen, men skal være til støtte og hjelp for hverandre, samt være økonomisk besparende for kommunene, sier de.
Namsos først ut
Namsos og Namdalseid var de to første kommunene som etablerte denne typen samarbeid gjennom Aivo. Utgangspunktet for samarbeidet var pålegget om merking av mat til hjemmeboende i Namdalseid.
Interkommunalt samarbeid er gjerne svaret på flere områder der fagmiljøene i den enkelte kommune er for små til å kunne ivareta ulike lovpålagte krav.
—Alle norske kommuner har stort sett et lokalt institusjonskjøkken. Majoriteten av disse produserer mellom 50 til 100 porsjoner per dag med ca. 3 til 4 ansatte. Avsatt tid til administrasjon er liten. Hovedutfordringen med de nye merkebestemmelsene er at de lett kan gi økte administrative kostnader. Gjennom et interkommunalt samarbeide på f.eks. etablering av et kostadministrativt styringssystem, kan økte administrative kostnader fordeles på flere porsjoner, sier Gunnar Roten i Aivo.
Han mener alle typer kjøkken, uavhengig størrelse og produksjonsmetode, vil kunne oppnå betydelige økonomiske gevinster med interkommunalt administrativt samarbeid.
– Utfordringen er å etablere en forsvarlig prosess der alle parter blir hørt slik at samarbeide ikke bare blir teori, men at det også fungerer i praksis. Man bør begrense appetitten og ikke starte en prosess med for mange kommuner, råder han, og tilføyer:
—Den største ulempen er vel at man må begynne å venne seg til at avgjørelsene ikke lenger gjøres lokalt, men i et kollegialt samarbeid. Avgjørelsesprosessene kan vel bli noe lengre enn tidligere og man må venne seg til kompromisser.
—Kan man risikere at kommunepolitikerne i neste omgang bruker det som argument for å slå sammen de kommunale kjøkkenene?
—Det finnes alltid en risiko for sammenslåing av kommunale kjøkken. Det er mange kommunale kjøkken som er planlagt og bygd med det utgangspunkt at de skulle levere mat til en eller flere nabokommuner. Men det er ikke mange kommunale kjøkken i dag som leverer mat ut over egne kommunegrenser. Det er mange farer som lurer der i framtiden. En fare kan være at man ikke makter å ivareta dagens og framtidens dokumentasjonskrav. Det kan resultere i at en sammenslåing også tvinger seg fram. Et datateknisk kostadministrativt samarbeid kan bidra til at driftskostnadene holdes på et akseptabelt nivå slik at behovet for en fysisk sammenslåing reduseres, sier Gunnar Roten.
BILDETEKST
Gjør hverandre gode: Fra venstre: Cathrine Hodnebrog, Grimstad kommune, Vibeke Birkeland, Arendal kommune, Kate Udjus Tvede, Arendal kommune, Anne Halldis Andresen, Grimstad kommune og prosjektleder Bjørn Torgeir Larsen.